由于商城帮助科研人员解决了试剂耗材采购的大问题,主账号下设若干子账号分配给课题组成员并加以授权

做科研保障的贴心人:喀斯玛商城创新故事

对于中科院微生物所研究员刘杏忠来说,购买试剂耗材是个让人头疼的事。虽然课题组里有专人负责购买,但他时时会有一些担心。今天要买20支试管,明天要买5个试剂盒,后天要做个基因测序,大后天又缺医用手套了……先不说市场价格有高有低,也不说产品是否合格,仅是采购中如何保证符合国家规范程序的问题就够他挠头的。因为最终审计科研经费时,他对出现的各种问题是要负责的。 不过,现在刘杏忠放心了,他的课题组需要生化试剂耗材时都要到网上的喀斯玛·科苑商城去选购。因为这里是得到中科院和国家审计署肯定与支持的一个特殊“商城”。 喀斯玛不是舶来品,Cas是中科院的英文缩写。它是由中科院所属的北京中科资源有限公司开发的。 2012年,中科资源领导决定要为中科院在协助科研采购管理方面做点实事。他们了解到,很多研究所每年试剂耗材采购需求就高达几千万元,各课题组每天都在采购,但每个订单的额度并不大,一个月下来仅发票就一大摞。麻烦还是次要的,交易品种多、次数多、供应商也多,这些都为腐败滋生提供了条件。 经过近一年的调查研究,中科资源决定开发一套试剂耗材的网上采购服务系统,目的是规范市场,方便科研人员。 中科院领导明确表示,支持系统的开发,但不会用行政手段强制各研究所使用。没有了行政手段的庇护,中科资源只能“用市场的机制做好行政管理的工作”。 2013年元月15日,中科资源开发的专门服务于试剂耗材采购的喀斯玛·科苑商城网上超市开张了。 商城仅作为交易管理和服务的第三方,不自营商品。入网供应商所提供的试剂耗材都是明码标价的,所有采购都是公开的,采购流程也是按国家规范流程设计的,并且采购过程都是自动记录在案的。 不过,中科资源很快就发现了商城的缺陷:有时供需双方会为产品质量发生纠纷,有的供应商在线上标定的价格高于线下销售价格,有的供应商提供的是假发票。 中科资源毅然决定让商城升级,冒着丢失客户和供应商的危险,下手规范商城。 他们出台了“约法三章”:要求所有供应商“不卖假货、不开假票、线上价格不高于线下”,保障客户买到正品低价试剂,否则对供应商违规行为进行全网通报并清除出商城。 对于买卖双方的产品质量纠纷,商城实行“快速赔付”办法:当客户和供应商协商无果时,商城四个工作日以内先给客户赔付商品,以不影响客户做科学实验。同时启动调查,如果责任清楚就由责任方承担,分不清责任就由商城来负担。这保证了客户可以在此放心采购。 商城还设立了“招投标报价”机制:每月底要求供应商背靠背对下月的商品价格报价,系统统一时间发布,一个月内不得更改,相当于每月进行了一次招投标。商城负责人李红林告诉科技日报记者,约法三章、快速赔付和投标报价机制,净化了市场。最初商城里的供应商,80%是经销商,20%是生产商或代理商;现在反过来了,80%是生产商或代理商,20%是经销商。商城减少了中间环节,平抑了价格,也就等于降低了科研成本。 商城带来的最大好处是:采购规范了,符合了审计要求;整个采购过程透明,责任明晰可溯。比如,对一个订单,谁在什么时间买的什么商品、谁审批的、谁验货的、谁报销的,商城有全程记录,全部清晰可查;对某个采购个人,从第一个订单开始,所有的采购记录全部留存,而且采购记录永久不可删除。 在规范市场的同时,商城也为科研人员节省了大量的时间。以往,科研人员采购需一家一家询价下单,现在商城里,各个供应商的商品明码标价,比价选购和一键下单,轻松完成。 此外,商城提供的信息化采购及管理系统,也为采购单位执行定期统一结算、单位自建平台对接等创造了条件,大大节省了采购及管理、报销等的工作量。 由于商城帮助科研人员解决了试剂耗材采购的大问题,中科院内的59个研究所竞相成为其会员单位;非中科院的单位也纷纷加入,包括农科院、林科院在内的37家科研机构和39所高校、9家医院等也通过商城采购。中科院深圳先进技术院、青岛生物能源所、纳米中心等近20家单位也已正式发文,要求凡是商城上有的商品,必须通过商城采购,否则不予报销。有些单位在线下购买了比商城价格高的商品,相关责任人还被要求必须作出书面说明。 客户多了,供应商也越来越多。商城近20个分站目前入网的供应商已有1400多家。商城初建的第一年交易额为300万元,2014年采取规范措施后,交易额就猛增至近8000万元。 商城建成后在较短的时间内达到了既规范市场又规范采购的双重功效,也因此得到了中科院领导以及纪检、监审、条财部门,甚至国家相关部委的充分肯定,国家审计署将商城价格作为审计参照标准。 谁也没有想到,一个服务科研采购的创新思路,解决了科研采购的腐败问题。

争做服务科技创新的“三好生” 喀斯玛商城创新故事

为进一步规范物资采购管理,做好“喀斯玛商城”线上采购的各项准备和培训工作,7月18日,中国水产科学研究院黄海水产研究所召开“喀斯玛商城”会员采购培训会议。各科研部门负责人、科研团队有关人员、相关职能部门负责人和管理人员等近90人参加了会议,“喀斯玛商城”副总经理孟凡霞和市场部经理吴婧参加了会议。会议由财务处处长于津主持。

■本报记者 甘晓 实习生 解旖媛

■本报记者 甘晓 实习生 解旖媛

培训会上,孟凡霞副总经理对平台的建设背景、基本理念、运行情况和推广进展进行了全面系统地介绍,并对平台坚持市场化机制、服务研究所科研采购工作的理念和做法以及快速赔付、招标报价机制等进行了详细深入地解读。吴婧经理从采购会员操作流程、验货人员操作流程、会员结算流程、常见问题处理流程和特色功能操作流程等五个方面对科研人员进行了培训。会议还就科研人员提出的问题进行了互动交流。

随着科学研究不断发展,近年来涌现出诸如“技术服务外包”“自主招投标”等一系列新业务。如何制定有效、便捷的管理流程,从而更好地为科研保驾护航,成为科研单位面临的新课题。

长期以来,科研单位的科研材料采购存在“三难”,即采购难、监管难、核算难。为解决“三难”问题,2013年初,隶属于北京中科资源有限公司的喀斯玛商城应运而生,运营至今已整整5年了。

黄海所还与“喀斯玛商城”共同举办了招商会,孟凡霞副总经理解读了商场给予供应商的优惠政策,并对大家提出的问题进行了现场答疑。

5年来,喀斯玛商城在做好基本业务的基础上,根据各科研单位的不同业务需求,定制灵活多样的信息化管理流程,为科研管理提供更贴心的服务。

esball世博 ,5年来,商城依靠互联网技术,将购买科研耗材的流程从线下搬到了线上。他们以争做服务科技创新的“三好生(体验好、服务好、信誉好)”为着力点,经过不断摸索,打造出一套较为完整规范的流程,正在被更多的科研人员接受与应用。

喀斯玛商城是由中国科学院条件保障与财务局、监察审计局指导建设,北京中科资源有限公司负责开发和运营的B2B第三方电子商务平台。商城于2013年元月正式上线,2014年4月获得IPC经营资质,12月通过ISO9000质量认证。商城现有入网商家3000余家,上线商品3500余万种,业务范围涵盖生物试剂、化学试剂、实验耗材、技术服务、小型仪器、办公用品等六大类别。目前中科院已有71家下属单位使用该平台,其他科研机构、教育机构、企业等入网采购单位共253家。

贴心第一招:用信息化规范管理

体验好:破解“三难”赢信赖

此次培训会和招商会的召开,标志着黄海所与“喀斯玛商城”共建工作正式启动,是黄海所实践“互联网+科研”发展模式的一次创新性改革。

在科学研究已经走进“大科学”的时代背景下,一项实验往往需要熟练的专业技术人员及昂贵的专业仪器,如高通量测序服务、病毒包装等。技术服务外包应运而生,研究人员将样本送到专业公司进行测序、包装,便以较低成本获得了宝贵的专业实验数据。

在一家研究所,《中国科学报》记者体验了商城购物的全过程。该所资产管理处工作人员刘老师介绍,首先,研究所资产管理部门在商城网站申请一个主账号,再将主账号分配给各课题组。主账号下设若干子账号分配给课题组成员并加以授权,这些授权账号都可购买材料。“课题组成员持有授权子账号登录商城网站,经过货比多家后即可下单。”刘老师说。

不过,技术服务外包公司数量众多、专业水平参差不齐、价格不透明,这为科研单位的规范管理带来较大挑战。目前,多数科研单位尚未建立积极有效的管控措施。“技术服务到底该怎么管?如何找到更专业的公司?如何获得物美价廉的服务?”某研究所科技发展处工作人员表示,“这正是我们发愁的几个问题。”

下单后,订单被提交给研究所相关负责人审批,审批通过,订购即成功。随后,商家将对订购货物进行配送,经研究所物流窗口验货后送到各实验室。验货完成后,这一订单即进入结算流程。

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